От профессиональных знаний к успешному бизнесу

+7 (343) 317-05-06

Вернуться назад

Профессиональный секретарь и помощник руководителя

Раздел 1. Нормативно-правовая база делопроизводства
  • Четырехуровневая система законодательных и нормативно-правовых документов, определяющих порядок работы с организационно-распорядительной документацией в системе делопроизводства организации.

 

  • Новый стандарт в оформлении документов ГОСТ 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Определение состава реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с учетом применения информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Понятие – юридическая сила документа. Обеспечение правового статуса электронных документов.
Раздел 2. Организация документирования управленческой деятельности в организации
  • Разработка унифицированных форм документов, табеля и альбома унифицированных документов, используемых в документационном обеспечении управления организации
  • Организация контроля соблюдения требований по подготовке и оформлению документов и локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления в организации
  • Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами.
Раздел 3. Виды управленческой документации в деятельности организации

Классификация управленческой документации. Назначение документов различных систем документации, требования, предъявляемые к текстам документов:

  • Организационные документы;
  • Распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы, решения);
  • Документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки, представления);
  • Особенности оформления договорной документации;
  • Иные виды ОРД.
Раздел 4. Организация эффективного документооборота в организации
  • Понятие и принципы организации документооборота организации.
  • Выполнение операций по предварительному рассмотрению и регистрации документов организации. Ведение регистрационных и учетных форм документов организации. Отличие регистрации от учета документов. Электронные формы регистрации документов.
  • Организация передачи документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации.
  • Порядок согласования и удостоверения (подписания, утверждения) документов в организации.
  • Проведение анализа информационных и документационных потоков в организации. Формирование маршрутов и подготовка маршрутных карт движения документов в организации, в т.ч. в электронном виде. Разработка технологии работы с документами и информацией в организации. Способы доведения управленческих решений до исполнителей.
  • Организация контроля за исполнением документов и поручений. Значение организации контроля за движением документов. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Отчетные формы контроля.
  • Осуществление контроля функционирования системы документационного обеспечения управления организации.
  • Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.
  • Обеспечение взаимодействия подразделений организации при решении задач в области документационного обеспечения ее управления.
Раздел 5. Осуществление информационно-справочной работы с документами организации
  • Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации, в т.ч в электронной форме.
  • Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями.
  • Обеспечение доступа к документам и информации организации.
  • Формы представления информации по запросу руководства организации. Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по вопросам документационного обеспечения управления. Поиск и предоставление информации по документационному обеспечению управления по запросам работников организации.
Раздел 6 Бизнес-этикет. Деловое общение

Имидж. Бизнес-этикет

Представительская функция секретаря.

Корпоративный имидж и деловая одежда.

Одежда и аксессуары деловой женщины. Dress-code.

Культура поведения и служебный этикет.

Деловое общение

Коммуникации в деловом общении.

Взаимодействие с клиентами, партнёрами.

Методы активного слушания.

Как управлять процессом общения с помощью вопросов?

Невербальные коммуникации.

Служебная вертикаль — отношения в системе "Руководитель-подчинённый".

Служебная горизонталь — отношения в системе "Коллега-коллега".

Алгоритм поведения в конфликтной ситуации.

Телефонное общение

Этикет ведения делового телефонного разговора.

Работа с голосом (тембр, тон, чёткость, темп речи, интонации).

Звонки входящие и исходящие.

Сохранение и передача информации. Информирование по телефону.

Регистрация и перенаправление поступающих звонков.

Алгоритм ведения телефонной беседы.

Скрипты и речевые модули в телефонном общении.

Установление контакта и управление деловой беседой телефоном разговоре.

Техники вопросов и активного слушания.

Как сгладить конфликтные и сложные ситуации в телефонном общении

 Правила деловой электронной переписки

Стиль и структура делового письма.

Основные ошибки, которых надо избегать.

Приветствие и заключительные формулы вежливости в деловом письме.

Речевые формулы в деловой переписке.

 Офисное гостеприимство. Правила и стандарты

Подготовка к встрече деловых партнёров.

Чай-кофе для посетителей.

Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола.

Раздел 7 Секретарь – ассистент руководителя

Взаимодействие секретаря с руководителем

Формы взаимодействия секретаря с руководителем.

Как грамотно принимать распоряжения руководителя.

Как давать обратную связь руководителю

Как определить причину недовольства руководителя и предотвратить конфликт

Административное и организационное сопровождение руководителя

Какие качества помощников ценят руководители любых уровней.

Ведение базы контактов руководителя.

Travel-поддержка. Этапы организации деловых поездок и командировок руководителя.

Бережливый офис. Организация работы приёмной и рабочего места по системе 5S.

Организация совещаний и других деловых мероприятий

Этапы подготовки совещаний/переговоров/деловых встреч. Как учесть все нюансы?

Как составлять повестку дня и программу мероприятия?

Основы гостеприимства на переговорах и совещаниях. Организация кофе-пауз.

Алгоритм составления и оформления протокола.

Тайм-менеджмент в работе секретаря/ассистента.

Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря.

Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очерёдность выполнения поручений

Оптимальная организация рабочего дня руководителя

Составление и планирование графика руководителя

Инструменты тайм-менеджмента

Компьютерные и мобильные программы-планировщики

Вернуться назад

Исмагилова Ирина Викторовна

бизнес-тренер в области личной эффективности и управления персоналом, сертифицированный коуч

Даты начала курса: 31.05.2019
Продолжительность обучения:24 академических часа
Время проведения:10.00-16.00
Место проведения:г. Екатеринбург, ул. Энгельса, 36
Форма обучения: Очная, вебинар
Стоимость участия: 10200 Р.
Вернуться назад
КОРПОРАТИВНОЕ ОБУЧЕНИЕ

На нашем сайте мы используем файлы сookie, чтобы сделать вашу работу наиболее комфортной. Продолжая пользоваться нашим сайтом, не меняя настроек, вы тем самым выражаете согласие на использование нами данных файлов. Более подробно вы можете почитать о них в разделе Политика конфиденциальности

Заказать звонок

*
*
*